Soft Opening là gì? 6 bước tổ chức Soft Opening quán cafe thành công

Làm chủ một thương hiệu cafe chưa bao giờ dễ dàng – chuẩn bị vận hành đã khó, đến khi bước vào hoạt động chính thức lại gian nan bội phần.

Một trong những dấu mốc quan trọng nhất trên con đường phát triển thương hiệu là giai đoạn mở cửa và khai trương. Những năm gần đây, khái niệm Soft Opening đã trở nên phổ biến rõ rệt tại Việt Nam, thường xuyên được nhiều quán cafe mới mở áp dụng.

Vậy Soft Opening diễn ra thế nào, có tác dụng gì khi thương hiệu sắp “debut”? Bài viết này sẽ lý giải toàn bộ thắc mắc cho những chủ quán cafe tương lai.

Soft Opening là gì?

Soft Opening là khâu chạy thử trước khi thương hiệu chính thức mở cửa. Đây có thể coi như một buổi tổng duyệt để theo dõi chất lượng và đánh giá quy trình hoạt động của toàn bộ hệ thống, bao gồm cơ sở vật chất, thiết bị và nhân sự.

Những đặc trưng của sự kiện Soft Opening:

Chủ yếu áp dụng cho các thương hiệu phục vụ ăn uống (F&B)
Miễn phí hoặc giảm giá mạnh cho toàn bộ sản phẩm
Có thể kéo dài 1 hoặc nhiều ngày tùy chiến lược và mục tiêu
Thường tổ chức dành cho khách mời nội bộ trải nghiệm dịch vụ, hoặc giới hạn số lượng khách nếu mở công khai

Trên thực tế, những đặc điểm trên đã dần “tiến hóa” khá nhiều để thích nghi với xu thế ngày nay. Trước kia, Soft Opening được hiểu đúng nghĩa là một sự kiện kín, thậm chí dành riêng cho phần lớn khách mời từ giới media (truyền thông, báo chí) hoặc người có sức ảnh hưởng.

Tác dụng của Soft Opening đối với thương hiệu

1. Tạo hiệu ứng truyền thông

Bất kể khách mời tham dự Soft Opening có thuộc giới media hay không, hiệu ứng marketing truyền miệng vẫn là ưu thế không thể bỏ qua.

Quán bé mới mở, kinh phí hạn hẹp nên chỉ đủ không gian mời 20 người tới dự? Không sao cả – nếu chất lượng thực sự tốt, thông tin về thương hiệu sẽ được chia sẻ tự nhiên đến nhiều người khác theo cấp số cộng, có thể ban đầu chưa lan tỏa ngay nhưng chắc chắn sẽ có kết quả.

Đừng quên rằng đây là Soft Opening, và bạn còn dịp Grand Opening (khai trương chính thức) nữa để tiếp tục củng cố niềm tin cho 20, 40 hay thậm chí 80 người khác sẵn sàng chờ thưởng thức dịch vụ.

Nếu đủ thời gian, hãy chủ động giới thiệu trước những điểm nổi bật nhất tại quán – qua trò chuyện trực tiếp, một poster/standee thiết kế đẹp mắt, hay album ảnh riêng. Như vậy, khách mời sẽ tò mò và hứng thú hơn, dễ chọn góc đẹp để check in và giới thiệu tới bạn bè khác.

2. Uốn nắn tổ chức nhân sự

Nếu bạn không thể túc trực quản lý toàn thời gian khi quán cafe đi vào hoạt động, ít nhất hãy tự mình tham gia trong thời gian đầu, đặc biệt là giai đoạn chạy thử và mở cửa.

Có như vậy, bạn mới nắm được ưu/nhược điểm của nhân viên, còn lỗ hổng nào trong kỹ năng chuyên môn, cách đối mặt với các vấn đề và áp lực xử lý tình huống của ngành F&B – từ đó tìm cách khắc phục để tự tin giao phó trách nhiệm khi không có mặt ở quán.

máy pha cà phê — (anhr: ketut subiyanto)

3. Cải thiện quy trình vận hành

Song hành với nhân sự, quy trình vận hành của thương hiệu cũng cần hoàn thiện càng tỉ mỉ càng tốt. Điều này vừa giúp chuyên môn hóa công việc và vai trò của mỗi bộ phận, vừa giảm thiểu xác suất gặp sự cố khi hoạt động chính thức.

Ngoài ra, bạn nên tận dụng cơ hội này để đo lường công suất làm việc của toàn hệ thống. Dữ liệu này sẽ giúp bạn dự trù tốt hơn về nguyên liệu và nhân sự cho các tình huống đặc biệt. Ví dụ, dịp lễ Tết hay sự kiện lớn thường thu hút rất nhiều khách đến cùng lúc, dễ làm quán quá tải nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng.

4. Nhận feedback sớm từ khách hàng

Khách mời nội bộ tới dự Soft Opening cũng chính là những khách hàng tiềm năng trong tương lai gần, nên hãy tận dụng cơ hội để thu thập ý kiến trải nghiệm từ họ.

Không gian, decor, menu, chất lượng phục vụ… khai thác càng nhiều feedback càng tốt. Đây sẽ là tiền đề quan trọng để rút ra bài học quý giá kịp thời trước khai trương.

5. Thúc đẩy doanh thu khi Grand Opening

Nếu xử lý tốt, hiệu ứng cộng hưởng từ marketing truyền miệng và ấn tượng tích cực của khách mời Soft Opening sẽ đưa buổi khai trương Grand Opening của quán thành công gấp nhiều lần.

Tiếng lành đồn xa, doanh thu và lợi nhuận khởi điểm vì thế cũng tăng lên, giúp tinh thần phấn chấn và tạm thời gạt bỏ áp lực cho chính chủ quán cũng như tập thể nhân viên.

ĐỌC THÊM:

Checklist: 6 bước chuẩn bị & tổ chức Soft Opening như ý

Bước 1: Chọn danh sách khách mời & quy mô event

a. Nếu Soft Opening dành riêng cho khách mời nội bộ:

Điều tiên quyết cần làm: Lên danh sách kỹ càng và gửi email/thư mời chỉn chu tới từng người. Thời điểm gửi lời mời nên đủ sớm để dư thời gian follow up nếu họ chưa phản hồi, nhằm xác nhận số lượng khách đồng ý có mặt.

Ngoài ra, bạn cũng cần cân đối tính chất khách mời: Tỷ lệ bạn bè và người thân nên được ưu tiên ngang hàng với các nhân vật có sức ảnh hưởng khác, bởi họ sẽ luôn thông cảm cho sơ suất nhỏ và sẵn sàng ủng hộ thương hiệu của bạn khi chia sẻ ra bên ngoài.

Trong trường hợp có khách bị vướng, nếu khôn khéo và kịp thời, bạn có thể chuyển nhanh suất tham dự event đó cho người quen khác.

*Các bạn có thể tham khảo các mẫu thiết kế email đẹp & miễn phí tại Canva hoặc Milled.

b. Nếu Soft Opening được mở tự do, không có danh sách khách mời ưu tiên:

Khâu chuẩn bị sẽ thảnh thơi hơn một chút, bạn chỉ cần chia sẻ thông tin trên các kênh truyền thông (online + offline) để càng nhiều người biết về event càng tốt.

Tuy nhiên, vui thôi chứ đừng vui quá, hãy đặt ra giới hạn nhất định cho số lượng khách vào cửa – bởi đây là Soft Opening, không phải Grand Opening.

Việc tổ chức với quy mô “thả cửa” sẽ đánh mất ý nghĩa thực sự của Soft Opening, chưa kể rủi ro không lường trước trong quy trình phục vụ – có thể đến từ nhiều lý do: đội ngũ non trẻ, kinh nghiệm quản lý chưa sát sao, thiếu phương án dự phòng…

Bước 2: Xác định thời gian diễn ra Soft Opening

Lịch tổ chức Soft Opening sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích liên quan của từng thương hiệu, có thể kéo dài 1 hoặc vài ngày.

Nếu chọn Soft Opening nhiều hơn 1 ngày khi mở quán cafe, hãy chia tổng thời gian thành nhiều khoảng, mỗi khoảng dành cho một phân khúc sản phẩm hoặc dịch vụ riêng biệt.

Chẳng hạn, ngày đầu chỉ bán đồ uống từ cà phê, ngày thứ hai chỉ phục vụ trà, ngày thứ ba là sinh tố và các món đa dạng khác – tất cả tùy theo tiềm lực thương hiệu và chiến lược kinh doanh của riêng bạn. Việc test theo giai đoạn riêng sẽ giúp nhận ra cụ thể những điểm mạnh/yếu của từng loại hình dịch vụ, từ đó khắc phục và cải thiện chất lượng tốt hơn.

Bước 3: Chuẩn bị menu Soft Opening

Menu của buổi Soft Opening nên được thiết kế riêng, với tổng số lượng món ít hơn menu chính thức của quán.

Cách làm này đem đến 3 tác dụng chính:

Giảm tỷ lệ sự cố khi phục vụ (nhân viên chưa thành thạo tất cả công thức pha chế phức tạp, chất lượng đồ uống không như ý…)
Giảm áp lực cho quy trình vận hành (thiếu nguyên liệu do sơ suất khi lo liệu cho toàn bộ menu, các bộ phận chưa phối hợp nhịp nhàng…)
Tạo hiệu ứng tò mò, mong chờ cho Grand Opening sau đó (VD: Bạn có thể giới thiệu toàn bộ menu, nhưng thêm note “chỉ có sau Grand Opening” vào các món hấp dẫn & chưa cho phép order trong Soft Opening)

Mặt khác, nếu tự tin với khả năng quản lý và trình độ chuyên môn của đội ngũ ngay từ thời điểm Soft Opening, hãy cứ cho phép phục vụ full menu để tạo ấn tượng tốt nhất với khách hàng.

Bước 4: Xác định giá sản phẩm Soft Opening

Thông thường, có 3 chiến lược giá để chủ quán cafe hoặc nhà hàng áp dụng cho Soft Opening:

Miễn phí (hoàn toàn hoặc một phần menu)
Giảm giá hoặc tặng quà ưu đãi
Giữ nguyên giá gốc

Cách lựa chọn giá không bắt buộc liên quan đến quy mô và tiềm lực của thương hiệu. Chẳng ai quy định quán cafe to và vốn lớn thì nên miễn phí xả láng trong Soft Opening để làm màu; hay quán cafe bé thì phải giữ nguyên giá gốc để tránh lỗ.

Trên thực tế, giá dịch vụ và sản phẩm cho Soft Opening cần được liên hệ mật thiết tới ngân sách và chiến lược marketing của thương hiệu.

Chẳng hạn, bạn khởi nghiệp với một quán cafe nhỏ, vốn ít nhưng vẫn giảm giá đồ uống Soft Opening để tạo khác biệt, đưa hình ảnh thương hiệu in sâu trong tâm trí khách hàng. Nếu quyết định này phù hợp với quỹ marketing hiện tại, hãy cứ tự tin làm theo kế hoạch.

Trong nhiều trường hợp, chiến lược giảm giá một phần và tặng quà nhỏ thường được đánh giá là phù hợp nhất để thể hiện thành ý, khiến khách hàng cảm thấy dễ gắn bó hơn khi tiếp xúc với thương hiệu.

Bước 5: Thu thập feedback để cải thiện

Một buổi Soft Opening sẽ gần như thất bại hoàn toàn khi chủ quán không thu được góp ý từ khách.

Đừng quên rằng Soft Opening chỉ là động thái “sơ khai” ở giai đoạn đầu phát triển thương hiệu. Những ấn tượng tốt đẹp còn giá trị gì nếu bạn làm ngơ với sai sót trong khâu vận hành, không học cách sửa đổi và cải tiến dịch vụ, dẫn đến sự cố bất ngờ ngay trong buổi Grand Opening sau đó?

khách hàng đi uống cafe — (Ảnh: quarkstudio)

3 cách phổ biến để lấy ý kiến đóng góp từ khách tham dự Soft Opening:

Hỏi han, nói chuyện trực tiếp, tham gia networking ngay tại quán
Cung cấp mẫu feedback để khách điền thông tin
Thu thập email của khách mời để gửi mẫu feedback online

Tùy từng cách mà có ưu/nhược điểm riêng khi áp dụng:

Cách 1 giúp tạo ấn tượng gần gũi thân thiện hơn nhưng cần khiếu giao tiếp, và khách mời thường lịch sự mà không góp ý về điểm trừ tại quán.
Cách 2 tuy dễ lấy feedback chân thực nhưng không tạo được nhiều kết nối với khách bằng cách 1.
Cách 3 gọn gàng và tiết kiệm công chuẩn bị, nhưng feedback thu được có thể không đủ vì khách dễ quên (hoặc bận không check mail)

Bước 6: Khuyến khích giới thiệu quán để nhận thêm ưu đãi

Đây là chiến lược marketing quán cafe quen thuộc, có thể diễn ra xuyên suốt giai đoạn phát triển thương hiệu. Dù vậy, nếu tận dụng tốt ở thời điểm sắp mở cửa như Soft Opening, hiệu ứng lan tỏa sẽ lớn gấp nhiều lần so với kỳ vọng.

Thực chất, nếu buổi Soft Opening gây ấn tượng tốt, khách mời sẽ giới thiệu quán của bạn một cách tự nhiên với bạn bè và người thân. Tuy nhiên, để không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội quý giá nào, hãy “chốt hạ” bằng việc chủ động gợi ý khách làm vậy.

Một số cách nhanh-gọn-nhẹ để khuyến khích giới thiệu quán cafe:

Giảm giá trực tiếp cho hóa đơn khi check in hoặc share thông tin lên mạng xã hội
Tạo mã giảm giá hấp dẫn, áp dụng cho order tiếp theo hoặc khi đi theo nhóm
Hé lộ món mới kèm ưu đãi đặc biệt vào Grand Opening (trong trường hợp Soft Opening còn giới hạn menu)

ĐỌC THÊM:

Soft Opening không phải công cụ kiểm tra độ hot của thương hiệu, mà nhằm phát hiện và khắc phục mọi thiếu sót trong khâu vận hành và chất lượng dịch vụ. Vì vậy, hãy đảm bảo cả số lượng và chất lượng feedback từ khách mời, để buổi Soft Opening của bạn đạt hiệu quả tối ưu như kỳ vọng.

Trên đây là toàn bộ giải thích và mẹo chuẩn bị chi tiết để giai đoạn Soft Opening diễn ra suôn sẻ, ít nhiều sẽ có ích cho các chủ quán cafe tương lai. Chúc mọi người thành công!